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疫情下的太行公证

来源:未知时间:2020-03-10
       2020年注定是不同寻常的一年,当我们在谈论美国与伊朗的战争,澳洲的森林大火,非洲肆虐的蝗虫时,当我们庆幸我们的国人比中东人民、澳洲人民和非洲人民幸运时,一场突如其来的灾难却无情的降临到了我们的中华大地。“新型冠状病毒引起的肺炎”疫情,不知不觉,悄悄的伴随着回家过年的人潮,从湖北武汉向全国范围迅速蔓延,全国30多个省市自治区无一幸免,全部出现确诊病例。一时间全国口罩告急、消杀物资告急、防护用品告急。武汉作为疫情的首发地和疫情大爆发地,率先做出了封城的决定。疫情就是命令,全国各地的医护人员组成医疗队、各种物资运输队,冒着被感染的风险,义无反顾的奔赴武汉疫区,投入抗击疫情的一线。在支援同时湖北武汉的同时,全国各地,机关、学校、企事业单位、医院、社区、农村,迅速行动,组织排查,一场没有硝烟的疫情防控战争在全国展开。
       2020年1月31日应该是春节假期结束,全国复工的日子,然而疫情防控形势严峻,假期被迫延长,工厂企业复工遥遥无期。然而生活仍要继续,工作还要有人去做。在疫情防控的关键时期,在全国防疫物资紧缺的情况下,太行公证处综合部未雨绸缪,在假期里就运用各种手段,费尽周折,多方筹措,购置了足够的口罩、手套、酒精、消毒液等防疫物资,为公证处复工做好了后勤保障。按照上级部门的部署,太行公证处于2020年2月3日复工,开始正式办理公证业务。
       积极筹划,严格管理,做到疫情防控与业务发展两不误。
       省厅和市局要求公证处复工后,在积极做好公证服务的同时,要做好自身安全防护,落实疫情防控措施。为此太行公证处专门成立由处领导和各部门负责人组成的疫情防控领导小组,通过建立疫情防控微信群,及时通报疫情防控工作和疫情期间的各项工作安排。疫情防控领导小组迅速制定并公布了疫情防控期间的工作方案:一、在疫情防控期间,全体人员必须提高政治站位,疫情就是命令,防控就是责任。公证人员要把思想和行动迅速统一到党中央决策部署和省委省政府、司法厅、市司法局党委的工作要求上来,充分认识做好疫情防控工作的重要性和紧迫性。二、疫情防控期间采取AB 岗值班制度和处领导带班制度,A、B岗各由一名公证员和一名业务助理组成,A岗为值班人员,B岗为备勤人员,根据当天业务接待情况,如果A岗人员不能满足业务接待需要,B岗人员应在半小时内及时到达单位协助A岗人员值班,如果A岗人员能够及时接待当事人,则B岗人员可在家里备勤,尽量减少外出,降低被感染的风险。三、工作期间每天配备有专门人员负责当事人的接待、体温测试、信息登记及办公场所的及时消毒工作。四、公证处办公场所采取隔离措施,将来访当事人接待区域与公证人员办公区域进行隔离,来访当事人的接待及业务受理工作尽可能在接待区域完成,尽量避免来访人员进入公证人员办公区域,最大程度的减少来访人员与公证人员的接触,降低被感染的几率。五、单位值守人员认真履职,在家中备勤人员随时待命,不得擅自离家外出,保证通信畅通,随叫随到。六、实行处领导和部门负责人带班制度,每天有一名处领导或部门负责人带班,负责疫情防控期间各项工作的协调与通报。七、疫情防控期间,所有人员必须每天通过微信向所属部门负责人报告本人及同居家属有无发热情况和有无外出情况。八、全体人员要无条件配合所居住社区的疫情防控工作,并在有条件的情况下积极参与社区疫情防控志愿服务。
       2月3日复工以来,我处公证人员严格按照疫情防控期间的工作安排,值班人员尽职尽责,在做好疫情防控的同时,为当事人提供热情周到的服务。接待人员对每一位来访当事人都能认真接待、测量体温、登记信息,并在接待台为每位来访人员提供纸巾、洗手液等消毒物品,让来访当事人体会到病毒无情人有情的关怀和温暖。并且工作人员每天都会对公证处办公场所进行多次喷洒消毒和擦拭清洁消毒。下班前,带班领导都会对当天值班人员及临时到岗人员的到岗情况,来访当事人的数量,办理的公证事项及件数,防疫物资的储备情况及第二天预约当事人的情况等详细记录,形成当天的《工作日志》,发布到疫情防控微信群,以便第二天的工作安排。
       利用科技手段,优化公证服务模式,真正实现便民利民的服务宗旨。
       疫情防控是目前全国人民的头等大事,防控不利可能前功尽弃,所以各地各部门均采取的是严防死守的态度,要求尽量减少人员的密切接触,降低病毒感染的风险。太行公证处公证人员将多数公证事项的办证流程优化为线上、线下两步进行。
       第一步,线上沟通。先与当事人取得联系,引导当事人将证件及公证所需的材料拍照通过微信发送给公证员,公证员在线上完成初步审查。同时公证员将在办理公证过程中需要告知当事人的法律规定及法律后果整理好以告知书和询问笔录的方式通过微信发送给当事人,让当事人提前阅读,当事人不清楚的地方再通过微信进行反复的解释、沟通,使当事人完全明白公证的法律意义和法律后果为止。
       第二步,线下受理。在当事人完全理解公证的法律意义和法律后果后,与当事人预约的时间,将当事人约至公证处,利用较短时间对线上沟通的结果进行简单的询问和确认后,签署相关的公证文件,从而完成公证受理程序。
       这样,通过线上与当事人沟通,当事人对于将要办理的公证事项有了一定的了解,来公证处的时候,只要很短的时间就能完成受理,减少了与公证员的接触时间,降低了相互感染的风险。同时,太行公证处还向当事人提供公证书的邮寄服务,避免二次接触。 
       线上充分沟通,线下快速受理,成为太行公证处疫情防控期间受理各类公证事项的普遍模式,这种模式不但提供了工作效率,而且真正实现了“让信息多走路,让群众少跑腿”的便民服务宗旨。
       疫情防控期间取得的业绩
       自2020年2月3日复工以来,太行公证处在疫情防控期间,累计接待来访当事人530人次,受理各类公证事项476件,其中为金融机构向当事人复产复工提供贷款办理强制执行效力公证   19件,为开发企业项目公示办理为期十天的保全证据公证一件。